Bis zu 70% Zeitersparniss durch IT gestütztes IVOM-Management
Mehr Zeit für das Wesentliche
Die wachsenden IVOM-Fallzahlen stellen Augenarztpraxen und -kliniken vor logistische und administrative Herausforderungen.
Die Komplexität steigt durch regulatorische Anforderungen, unterschiedliche Selektivverträge oder das Vorgehen bei Terminverschiebung und verschlingt dabei viel Zeit von Ärzten und IVOM-Managerinnen.
Hier kommt KIVOM, der digitale IVOM-Manager zum Einsatz.
Mit KIVOM greifen alle Prozesse inhaltlich und zeitlich ineinander und erhöhen dadurch die Prozesssicherheit.
Regelmäßigen Tätigkeiten, wie das Ausfüllen von Bestellformularen, werden automatisiert und individuelle Tätigkeiten, wie das Termin- und OP-Management, elektronisch unterstützt. Das reduziert gleichzeitig monotone und unproduktive Arbeiten sowie Fehlerquellen.
Abrechnungsregeln, Medikamentenbestellung, Terminketten und -umbuchung, Chargenrückverfolgung und Dokumentation werden weitegehend automatisiert.
Terminketten und -verschiebungen einfach, schnell und fehlerfrei
Der Kalender schlägt basierend auf Personal-, Medikamenten- und Raumverfügbarkeit für jeden Patienten eine Terminkette vor.
Dabei werden auch abrechnungsrelevante Abstände entsprechend der Diagnose, Vorgaben der Krankenkasse und des Selektivvertrages berücksichtigt.
Im Falle einer notwendigen Terminverschiebung schlägt das System geeignete Ausweichtermine für die restliche Terminkette vor.
Ein manuelles Anlegen der Terminketten ist selbstverständlich möglich.
Einfache und automatische Umbuchung von Medikamenten
Sollte ein Patient einen Termin kurzfristig absagen und das Medikament bereits in die Praxis geliefert worden sein, ändert oder storniert KIVOM die Folgetermine des Patienten.
Mit einem Klick wird das Medikament inklusive Charge auf den neuen Termin des Patienten umgebucht und der Apotheke mitgeteilt. Somit ist eine lückenlose Chargenrückverfolgung sichergestellt. (optionales Modul)
Schneller Versand der Rezepte an die Apotheke
Rezepte werden digital (Foto oder Scan) an die Apotheke übermittelt, es sind keine Faxe notwendig.
KIVOM stellt der Apotheke diese Informationen über ein DSGVO-konformes Portal zur Verfügung und das lästige Faxen entfällt.
Bitte beachten Sie, dass die Rezepte nach wie vor unverzüglich im Original bei der Apotheke vorliegen müssen.
Automatisierte Medikamentenbestellung ohne handgeschriebene Faxe oder unsichere Emails
Durch KIVOM entfällt der Aufwand für den Bestellprozess in der Praxis. Neben dem Bestellprozess (siehe unten) bietet KIVOM auch Lösungen für die digitale Unterschrift.
Sobald das System das gewählte Medikament und die OP-Terminkette kennt, erstelle es eine Bestellübersicht, die die Apotheke im Rahmen der Produktionsplanung jederzeit über das DSGVO-konforme Portal einsehen kann.
Die tatsächliche Bestellung wird nach der Präferenz der Praxis und der Möglichkeit der Apotheke zwischen 2 und 7 Tagen vor OP-Termin automatisch ausgelöst. Wir empfehlen einen möglichst kurzen Zeitraum, um auf Terminverschiebungen durch Patienten möglichst lange reagieren zu können.
Lückenlose Dokumentation
KIVOM bietet alle relevanten Informationen an einem Ort.
Angefangen beim verwendeten Medikament über die IVOM-Termine über den Verlauf des Visus bis hin zur Chargenrückverfolgung stehen die Informationen patientenspezifisch und übersichtlich zur
Optional können die Daten auch in das AIS übertragen werden.
Automatisierte Auswertung
Welcher Visus korreliert mit welchem Medikament?
Wie viele Einheiten von welchem Medikament wurden an welchem Standort eingesetzt?
Welcher Standort hat die höchste Umbuchungsrate?
An welchem Wochentag sagen die meisten Patienten ab?
Gibt es einen Zusammenhang zwischen No-Show und Alter?
Alle im System verfügbaren Informationen können beliebig (im Rahmen der DSGVO) in Verbindung zu einander gesetzt und der Praxis zur Verfügung gestellt werden. Das hilft Muster zu erkennen und ggf. zu reagieren. (optionales Modul)
Schnittstelle zu Ihrem AIS „Neu“
Mit der GDT-Schnittstelle verbinden Sie KIVOM direkt mit Ihrem Arztinformationssystem – egal ob Sie mit DURIA, tomedo, IFA oder anderen gängigen Systemen arbeiten.
Durch den automatisierten Import der Patientenstammdaten eliminieren Sie die fehleranfällige doppelte Dateneingabe. Die Übertragung erfolgt per Knopfdruck in Echtzeit, was nicht nur wertvolle Zeit im Praxisdurchlauf spart, sondern auch manuelle Übertragungsfehler konsequent ausschließt.
Nachsorge und Diagnostik im Griff „Neu“
KIVOM automatisiert Ihre Terminplanung durch individuelle Praxisregeln: Hinterlegen Sie feste Intervalle, wie z.B. Nachuntersuchungen zwei Tage nach der OP oder OCT-Termine direkt nach der ersten Terminkette.
Das System koordiniert diese Folgetermine im Hintergrund mit, sodass Ihr Team entlastet wird und keine abrechenbare Leistung mehr in Vergessenheit gerät. So behalten Sie neben der OP-Planung auch die gesamte diagnostische Kette lückenlos im Blick.
Terminblatt per Klick
Mit KIVOM drucken Sie für jeden Patienten mit nur einem Klick einen übersichtlichen Terminzettel aus.
Darauf sind alle wichtigen Termine vermerkt – von der OP bis zur Nachuntersuchung.
Das hilft, die No-Show-Quote spürbar zu senken und sorgt für mehr Verbindlichkeit im Praxisalltag.
Einfach. Klar. Patientenorientiert.
OP-Tagesplan per Klick
Mit KIVOM wird die OP-Planung jetzt noch einfacher: Ab sofort können Sie den kompletten OP-Tagesplan mit nur einem Klick direkt aus KIVOM ausdrucken.
Alle OP-Termine des Tages sind übersichtlich auf einem Ausdruck zusammengefasst, sodass Sie und Ihr gesamtes Team jederzeit den vollen Überblick behalten.
Kein mühsames Zusammenstellen mehr – alle relevanten Informationen sind sofort verfügbar.
So starten Sie optimal vorbereitet in den OP-Tag und sorgen für reibungslose Abläufe in Ihrer Praxis.
Patientendaten direkt aus der eGK
Mit KIVOM haben Sie die Wahl: Neben der Anbindung an Ihr Arztinformationssystem (AIS) bietet KIVOM Ihnen auch die Möglichkeit, Patientendaten direkt von der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) einzulesen.
So sparen Sie sich und Ihrem Praxisteam die doppelte Datenpflege und können Patientendaten schnell, sicher und digital in KIVOM übernehmen – auch ohne bestehende AIS-Schnittstelle.
Ob Einzelpraxis oder MVZ – KIVOM ist maßgeschneidert für jeden Einsatzort
KIVOM passt sich der Umgebung an. Egal ob Einzel- oder Mehrbehandlerpraxis, medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) oder Klink – mit bis zu 8 OP-Räumen pro Standort und einer beliebig skalierbaren Infrastruktur ist KIVOM darauf vorbereitet.
Die notwendige Konfiguration (Anzahl OP-Räume und Behandler, abweichende Rechnungsadressen, präferierte Apotheken, etc.) müssen am Anfang einmalig durchgeführt werden.
Diese Informationen werden anschließend verwendet, um Ressourcen optimal zu nutzen und ggf. Abläufe zu optimieren.
Hohe Sicherheit und Ortsunabhängigkeit
Durch die SaaS Anwendung in der KIVOM-Cloud können alle Praxismitarbeiterinnen auch ortsunabhängig arbeiten bzw. Freigaben erteilen oder Ressourcen planen. Dabei liegen immer die relevanten Informationen vor.
Weitere Hardwareinvestitionen sind nicht notwendig, Updates geschehen in der Nacht ohne weiteres Zutun und das Onboarding und die Schulung dauert nur wenig Minuten.
KIVOM wurde in Deutschland entwickelt und die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet.
Kompatibel mit allen Betriebssystemen und es ist keine Installation notwendig
KIVOM ist auch für Praxen und Ketten geeignet, die mit unterschiedlichen Betriebssystemen wie z.B. Windows, Mac oder auch Linux arbeiten.
Zusätzlich kann KIVOM auf verschiedenen Endgeräten eingesetzt werden. Egal ob Tablet, Laptop oder PC – KIVOM funktioniert nahtlos auf allen Plattformen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag.
Der neue Status Quo
| Feature | Ohne KIVOM | Mit KIVOM |
|---|---|---|
| Automatische Vorschläge für Terminketten | NEIN | JA |
| Automatische Anpassung bei Terminverschiebungen | NEIN | JA |
| Automatische Regelanwendung bei Selektivverträgen | NEIN | JA |
| Automatisierte Medikamentenbestellung anhand OP Termin | NEIN | JA |
| Digitaler Versand Rezepte | NEIN | JA |
| Automatische Chargenrückverfolgung | NEIN | JA |
| Automatisch generierte Dokumentation | NEIN | JA |
| Vorschläge für Rezeptart | NEIN | JA |
| Reduktion von Papierformularen | NEIN | JA |
| Automatische Profi Auswertung | NEIN | OPTIONAL |
| Automatische Medikamentenumbuchung | NEIN | OPTIONAL |
| Anbindung an Synmedico | NEIN | OPTIONAL | Anbindung an AIS | NEIN | OPTIONAL |